Jak zrobić najlepszy użytek z inwestycji w platformę Microsoft 365
Dowiedz się, jak zoptymalizować inwestycję w platformę Microsoft 365 i wybrać odpowiednie licencje dla swojej organizacji.
Wraz z rozwojem sektora IT współpraca z dostawcami oprogramowania staje się coraz większym wyzwaniem.
Obecnie setki tysięcy firm korzystają z pomocy dostawców usług tworzenia oprogramowania, by realizować różne swoje cele i potrzeby. Niektóre firmy poszukują ekspertów o bardzo konkretnych, rzadkich specjalizacjach. Inne zlecają z kolei kompleksową realizację projektów, aż po cały wewnętrzny ekosystem IT. Globalne badanie na temat outsourcingu usług, przeprowadzone przez Deloitte w 2022 r., dowodzi, że aż 76% firm zleca zadania z zakresu IT swoim zewnętrznym partnerom technologicznym, a 52% dokonuje outsourcingu swoich projektów biznesowych. Prognozuje się, że w najbliższej przyszłości te wartości wzrosną. I choć współpraca z zewnętrznymi dostawcami oprogramowania stała się dość standardową praktyką, wiele organizacji nadal podchodzi do takiej współpracy bez odpowiedniego przygotowania, zmniejszając tym samym szansę na powodzenie swoich projektów. Niniejszy artykuł stanowi zbiór wskazówek dla firm, które dopiero rozpoczynają korzystanie z outsourcingu lub nie były zadowolone z efektów tej formy współpracy w przeszłości.
Software development companies deliver various offerings and it is vital to clearly understand what will suit your specific business needs before partnering with them. In a nutshell, all software development services can be categorized in this way:
Usługi te w pełni zaspokajają potrzeby obecnych klientów w zakresie transformacji cyfrowej i rozwoju biznesu. Co więcej, dzięki tak szerokiemu zakresowi oferowanych usług, dostawcy rozwiązań technologicznych są w stanie skutecznie wzmacniać pozycję rynkową swoich klientów w obliczu coraz silniejszej konkurencji. Wszystko zaczyna się jednak od dokładnej oceny dostawcy oprogramowania.
Dowiedz się więcej, jak znaleźć odpowiedniego partnera outsourcingowego. Przeczytaj historię.
Kiedy szukamy rozwiązania, które będzie idealnie dopasowane do naszych celów, warto zadać sobie następujące pytania:
Wybierając partnera technologicznego należy przyjrzeć się jego ofercie. Załóżmy, że dopiero co rozpoczęliśmy prace nad strategią rozwoju lub transformacji produktu. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem może być współpraca z dostawcą oferującym kompleksową obsługę, od doradztwa po realizację projektów i team leasing.
W zależności od wybranego rodzaju usługi, warto się przygotować do kontaktu z usługodawcą. Na szczęście większość wysokiej jakości dostawców usług jest gotowa pomóc nam w działaniach poprzedzających nawiązanie współpracy. Jak więc przygotować swoją firmę do współpracy z zewnętrznym dostawcą, jeśli już zdecydowaliśmy się na konkretny rodzaj usług? Oto kilka najważniejszych kwestii, które należy wziąć pod uwagę:
Niezależnie od wybranej usługi lub wybranego dostawcy, musimy w pełni akceptować i doceniać tę współpracę. To z kolei oznacza, że zewnętrzni eksperci muszą mieć choćby minimalne pojęcie na temat naszych potrzeb, aby móc rozpocząć świadczenie czy nawet oszacowanie kosztu usług.
Dowiedz się, w jaki sposób zatrudniani są specjaliści IT na potrzeby twoich projektów. Przeczytaj historię.
Wymienione wcześniej rodzaje usług są modyfikowane pod kątem indywidualnych, konkretnych potrzeb każdego klienta. Oznacza to, że nasz udział w procesie obsługi będzie w jakimś stopniu konieczny na każdym etapie świadczenia danej usługi. Nasza rola w tym procesie oraz ilość czasu i zasobów, które trzeba będzie zaangażować, będą w dużym stopniu zależeć od wybranej usługi.
Realizacja projektu będzie wymagać od nas np. określania oczekiwań (niezbędne funkcje) i priorytetów (które funkcje są ważniejsze od innych). Nasi pracownicy będą musieli też regularnie kontaktować się z zaangażowanym zespołem projektowym, aby przekazywać mu informacje zwrotne na temat okresowych i końcowych efektów pracy. Typowy zestaw ról po stronie klienta najczęściej obejmuje:
Umowa na usługę typu team leasing wymaga jeszcze większego zaangażowania zespołu wewnętrznego, ponieważ to na jego barkach spoczywa wdrożenie nowych specjalistów, a także koordynacja ich działań i zarządzanie ich pracą. Główną zaletą tego podejścia jest jednak znacznie wyższy stopień integracji zespołu dostawcy z naszym zespołem wewnętrznym.
Na początku współpraca z dostawcą oprogramowania może być czasochłonna, ale gdy wszystko jest już ustalone, to zespół zewnętrzny bierze na siebie większość wysiłku. Działania początkowe obejmują zazwyczaj:
Zlecenia konsultingowe zazwyczaj są krótkoterminowe (trwają maksymalnie 2-8 tygodni), ale wymagają intensywnego zaangażowania ze strony klienta. Obejmują one warsztaty prowadzone stacjonarnie i zdalnie. Uczestniczą w nich przedstawiciele klienta — osoby z różnych działów i o różnych specjalizacjach. Warsztaty na miejscu trwają zazwyczaj kilka dni, od 6 do 8 godzin dziennie. Warsztat zdalny jest zazwyczaj krótszy i zajmie nie więcej niż 2-4 godziny dziennie. Zaangażowanie klienta nie kończy się jednak na warsztatach, ponieważ nadal będzie potrzebna pewna ilość czasu na zapoznanie się z dokumentacją (raporty, rekomendacje, wykresy architektury i makiety) opracowaną przez zespół konsultantów. Choć proces ten może być nieco czasochłonny, to inwestycja w tego typu sesje konsultingowe zwraca się szybko dzięki znacznie lepszemu zrozumieniu zakresu projektu i prac niezbędnych do jego realizacji, a także kwestii budżetowych i harmonogramów.
Jest to prawdopodobnie jeden z najważniejszych wniosków, do których klienci dochodzą, gdy podejmują współpracę z wieloma dostawcami usług. Różnice w sposobie pracy z zespołem wewnętrznymi i zespołem zewnętrznym widać najlepiej w kilku aspektach:
Poznaj zasadnicze elementy procesu tworzenia nowych produktów, żeby wdrażać swoje pomysły biznesowe szybciej i skuteczniej. Przeczytaj historię.
Po pierwsze, z wyjątkiem rzadko stosowanej wyceny ze stałą, z góry określoną ceną, orientacyjny harmonogram i szacunkowy i budżet, który usługodawca podaje przed rozpoczęciem realizacji projektu, jest szacunkowy. Ostateczna kwota może się zmienić z wielu powodów, z których dwa niżej opisane mają największe znaczenie.
Prośby o zmianę zakresu — biznes ma tendencję do częstych zmian, a wraz z nim zmieniają się też wymagania projektowe i praktyki zarządzania projektami. Nawet niewielka zmiana w implementacji jakiejś funkcji może prowadzić do sporych zmian w budżecie czy harmonogramie prac.
Ryzyka — niektóre ryzyka można zidentyfikować wcześniej; inne staną się zauważalne dopiero po rozpoczęciu projektu. Tym, co odróżnia wysokiej klasy dostawcę usług od konkurencji oferującej usługi niższej jakości, jest podejście do kwestii ograniczania ryzyka. Każda zmiana i każde zagrożenie są śledzone codziennie, a klient na bieżąco otrzymuje informacje z najbardziej aktualnymi prognozami budżetu i terminami realizacji. Daje to klientowi możliwość zmiany priorytetów lub nawet wstrzymania prac nad projektem, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Drugą rzeczą, którą należy wiedzieć o szacunkach, jest to, że nie można oczekiwać, iż różni dostawcy stworzą porównywalne kosztorysy na podstawie jednostronicowego opisu projektu. Wynika to z faktu, że opis ogólny tworzy sporo przestrzeni na różnorakie interpretacje (i niedomówienia) zakresu naszego projektu. Dlatego też wybór dostawcy oprogramowania na podstawie ogólnej wyceny sporządzonej na bazie jednostronicowego dokumentu z opisem wizji produktu czy rozwiązania jest dość ryzykowny, bo porównujemy tu różne sposoby rozumienia zakresu naszego projektu (porównujemy wówczas nie różne warianty jednego obiektu, tylko kompletnie różne obiekty). Aby otrzymać porównywalne szacunki i wyceny, należy przedstawić bardziej szczegółowe wymagania albo zamówić u potencjalnego partnera usługę doradczą, np. projekt Discovery, który Avenga oferuje w ramach swojego portfolio usług.
Najważniejsze kwestie, które należy wziąć pod uwagę na samym początku współpracy z dostawcą oprogramowania, to jasna wizja tego, co chcemy tą współpracą osiągnąć i zwięzła, konkretna komunikacja. Trzeba jasno określić swoje cele biznesowe, cele i oczekiwania wobec dostawcy na wczesnym etapie i informować go o wszelkich ewentualnych zmianach w zakresie naszych potrzeb i oczekiwań na bieżąco. Warto postawić na otwartą komunikację i mówić o kwestiach budżetowych i terminach w sposób bezpośredni, kierując się jednak realizmem wobec tego, co można osiągnąć w ramach otrzymanej wyceny. Na koniec warto też zadbać o dobre relacje z dostawcą — wzajemne zaufanie to fundament sukcesu każdego projektu.
Avenga jest globalnym partnerem technologicznym z dogłębną znajomością branży farmaceutycznej, ubezpieczeniowej, finansowej i motoryzacyjnej. Firma zatrudnia najwyższej klasy specjalistów IT, którzy pracują z 8 różnych krajów i wspierają swoim doświadczeniem i umiejętnościami globalne korporacje i organizacje w cyfrowej transformacji. Realizowane przez nich projekty obejmują wszystkie etapy w procesach cyfryzacji – od doradztwa strategicznego po wdrażanie rozwiązań z zakresu oprogramowania, doświadczeń użytkownika (UX), czy rozwiązań IT, w tym hostingu i działań operacyjnych. Szukasz partnera technologicznego, któremu możesz zaufać? Skontaktuj się z nami.
* USA i Kanada, obowiązują wyjątki
Rozpocznij rozmowę
Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Skorzystaj z poniższego formularza, aby skontaktować się z nami. Odezwiemy się do Ciebie wkrótce.