W trosce o doskonałość: checklista do oceny oprogramowania

W zalewie różnych opcji wybór odpowiedniego oprogramowania nie jest łatwym zadaniem.

Wybór skutecznego oprogramowania jest po części sztuką, a po części nauką. Sztuka polega na posiadaniu zdolności spojrzenia poza horyzont i znalezieniu rozwiązania, które jest zgodne ze strategicznym kierunkiem rozwoju firmy. Nauka polega na wnikliwej analizie wszystkich możliwości, kosztów i zagrożeń. Połączenie tych umiejętności przynosi znaczne korzyści. Raport McKinsey stwierdza, że 51% firm osiągających najlepsze wyniki gospodarcze opiera swoją przewagę konkurencyjną na technologii cyfrowej, która przynosi im wymierne korzyści finansowe. Przy odpowiedniej ocenie, każda organizacja może wybrać rozwiązania, które zapewnią najbardziej pożądane wyniki: zwiększoną produktywność bez zakłócania działalności operacyjnej. W tym artykule przeanalizujemy wszystkie elementy, niezbędne do osiągnięcia tych korzyści.

Czym jest ocena oprogramowania?

W ocenie oprogramowania chodzi o wstępną analizę, w której na poziomie ogólnej strategii rozważamy, czy wdrożyć nowe oprogramowanie, czy tego nie robić. Jest to proces, podczas którego eksperci dokładnie badają uzasadnienie biznesowe, wymagania, ryzyko, alternatywy i potrzeby w zakresie zasobów przed podjęciem ostatecznej decyzji o realizacji. Celem oceny oprogramowania jest uzyskanie pełnego obrazu sytuacji zanim dojdzie do zaangażowania zasobów. Zapobiega to przedwczesnemu wchodzeniu przez organizacje na ścieżkę zakupu oprogramowania przed ustaleniem, czy nowe oprogramowanie jest optymalnym rozwiązaniem.

Cały ten mechanizm zwykle wymaga od firm zebrania szczegółowych wymagań poszczególnych jednostek biznesowych, jeśli chodzi o organizację pracy, funkcje, dane, potrzeby w zakresie bezpieczeństwa i inne możliwości, które nowy system musi spełnić, aby przynosić oczekiwane korzyści. W ramach analizy bada się, czy cele biznesowe można osiągnąć poprzez ulepszenia istniejących systemów, porównując je z inwestycjami w nowe produkty. Co ciekawe, istnieje silna korelacja między przyjęciem technologii cyfrowej a sukcesem biznesowym. Na przykład, według badania McKinsey z 2023 r., firmy osiągające najlepsze wyniki gospodarcze stale inwestują w technologie cyfrowe i aktywa technologiczne (patrz rys. 1).

Rysunek 1. Liderzy transformacji cyfrowej osiągają najlepsze wyniki gospodarcze – stwierdza raport McKinsey

Ponadto w ramach oceny analizuje się alternatywne możliwości wewnętrznego rozwoju oprogramowania, jego adaptacji lub podjęcia współpracy z zewnętrznymi partnerami. W rezultacie można oszacować, czy zakup gotowego oprogramowania jest rzeczywiście najlepszym rozwiązaniem. Analiza uwzględnia również całkowity koszt posiadania (Total Cost of Ownership – TCO), ryzyka i wszelkie ograniczenia technologiczne po to, by zbadać gotowość danej organizacji do realizacji projektu wdrożenia nowego oprogramowania. Końcowym rezultatem ewaluacji jest biznesplan z analizą kosztów i korzyści, prognozami zwrotu z inwestycji i zaleceniami dotyczącymi dalszych prac nad nowym oprogramowaniem. Zasadniczo tworzy to grunt pod udane wdrożenie oprogramowania, które przyniesie maksymalną wartość biznesową.

Dowiedz się, w jaki sposób Avenga stworzyła dopracowany w każdym calu, zautomatyzowany system budżetowania dla czołowego przedsiębiorstwa biofarmaceutycznego. Historia sukcesu

Kto powinien uczestniczyć w procesie oceny oprogramowania?

Procesy oceny i wyboru oprogramowania są najskuteczniejsze, gdy uwzględniają informacje pochodzące od zróżnicowanej grupy interesariuszy, którzy pełnią różne funkcje w organizacji. Powinny się w niej znaleźć zarówno strategiczne wizje wysokiego szczebla, jak i praktyczne realia wdrożeniowe. Od puli interesariuszy zależy zrozumienie różnorodnych wymagań. Gdy kluczowe grupy użytkowników czują się reprezentowane, zwiększa się też akceptacja i wykorzystanie wybranego oprogramowania. Oto kilka kluczowych szczegółów o tym, kto może i powinien uczestniczyć w procesie oceny oprogramowania:

• Dyrektorzy biznesowi zapewniają strategiczny kierunek, jeśli chodzi o cele biznesowe, budżety i harmonogramy. Zatwierdzają ostateczny wybór oprogramowania.
• Kierownictwo IT dostarcza technicznych informacji o infrastrukturze, bezpieczeństwie, integracjach i potrzebnych dostosowaniach oraz może kierować wdrażaniem oprogramowania.
• Kluczowi użytkownicy końcowi testują użyteczność oprogramowania i dzielą się opiniami na jego temat.
• Zewnętrzni partnerzy technologiczni jako eksperci merytoryczni dzielą się niezależnymi, bezstronnymi spostrzeżeniami i zapewniają dodatkową pomoc przy wdrażaniu.
• Kierownicy działów przedstawiają swoje potrzeby operacyjne i organizację pracy oraz biorą pod uwagę precyzyjne dopasowanie oprogramowania.
• Działy finansów i zakupów określają dostępność budżetu, modele licencjonowania i strategie negocjacyjne dostawców oprogramowania.
• Menedżerowie operacyjni oceniają wpływ oprogramowania na codzienne procesy i potrzeby szkoleniowe.
• Kierownicy projektów usprawniają proces wyboru oprogramowania i koordynują współpracę między różnymi działami.

Aby ułatwić konstruktywne dyskusje osób pełniących różne funkcje, warto z góry zapewnić przejrzyste zarządzanie procesem oceny. Główny zespół projektowy lub komitet sterujący z przedstawicielami każdego obszaru może koordynować działania i ustalać punkty widzenia. Grupa ta może identyfikować wspólne oczekiwania, zbierać informacje zwrotne, zarządzać pokazami demonstracyjnymi oprogramowania i omawiać kryteria oceny. Dzięki proaktywnemu planowaniu komunikacji, proces oceny może łączyć różne punkty widzenia w spójny obraz oprogramowania odpowiedniego dla danej organizacji.

Z jakich kluczowych elementów składa się checklista do oceny oprogramowania?

Na szablon do oceny oprogramowania składa się kilka nieodłącznych elementów, wpływających na pracę firm. Dokładne zbadanie tych kwestii z punktu widzenia różnych interesariuszy, od kadry kierowniczej po użytkowników końcowych, toruje drogę do przemyślanych decyzji. Ponadto model oceny oprogramowania jest czymś więcej niż jakąś ogólnikową formułą, co pozwala nie tylko ocenić wszystkie czynniki, ale także skupić się na tych najbardziej krytycznych dla organizacji. Oto kompletna lista kwestii, które są istotne w tym zadaniu:

1. Uzasadnienie biznesowe

Biznesowe uzasadnienie instalacji nowego oprogramowania odgrywa kluczową rolę na liście kontrolnej, ponieważ wszystkie kryteria oceny powinny ostatecznie połączyć się z wymiernymi skutkami biznesowymi, które uzasadniają inwestycję. Wyżej powinno być oceniane oprogramowanie, które wykazuje największy potencjał do osiągnięcia docelowych wyników, zapewnia zwrot z inwestycji i jest zgodne z celami strategicznymi. Ważne jest, aby interesariusze uzgodnili oczekiwane korzyści przed oceną oprogramowania, ponieważ pozwala to firmom skupić się na ich kluczowej wizji. Dzięki temu uzasadnienie biznesowe uwzględnia wszystkie kwestie dotyczące wymaganych zasobów, możliwości personelu i potrzeb wynikających z zarządzania zmianą, a także pomaga określić, czy inwestycja w oprogramowanie jest opłacalna finansowo i zgodna ze strategicznymi celami biznesowymi.

2. Funkcjonalność

Jako podstawowe kryterium oceny, funkcjonalność definiuje wymagane możliwości techniczne. Oceniając funkcjonalność, organizacje określają niezbędne parametry w oparciu o ich wewnętrzną specyfikę pracy i stosowane procesy. Dokładnie ustalają, czy oprogramowanie zapewnia pełne pokrycie, czy tylko częściową funkcjonalność, a następnie szukają luk, które trzeba będzie obejść lub znaleźć niestandardowe rozwiązania. Ta część procesu wymaga specjalistów do określenia kluczowych zadań i procesów, w których oprogramowanie musi niezawodnie działać, aby dostarczyć wartość i potwierdzić, że sprawdzi się nawet w nietypowych sytuacjach o dużym znaczeniu dla organizacji. Dokładna ocena funkcjonalności pozwala upewnić się, czy rozwiązanie spełni stawiane przed nim cele, zanim firma podejmie poważniejsze zobowiązania.

3. Kompatybilność

Oprogramowanie musi płynnie integrować się z istniejącą infrastrukturą organizacji, aby uniknąć kosztownych aktualizacji, skomplikowanego dostosowywania lub zakupu dodatkowych rozwiązań do wypełnienia luk. Ocena kompatybilności jest integralną częścią weryfikacji, czy nowe oprogramowanie faktycznie zintegruje się z istniejącym środowiskiem technologicznym. Podobnie jak elementy układanki, nowe oprogramowanie musi pasować do ogólnej infrastruktury IT. Uwzględnienie czynników kompatybilności pomaga uniknąć sytuacji, w których oprogramowanie może technicznie spełniać wymagania, ale jest niedopasowane do sprzętu, systemów operacyjnych, sieci, baz danych lub innych technologii w ekosystemie. Dzięki temu ocena kompatybilności minimalizuje ewentualne utrudnienia i konieczność przeróbek w przyszłości.

4. Wsparcie od dostawcy

Jeśli dana organizacja zdecyduje się na partnerstwo z jakąś firmą technologiczną, to wsparcie ze strony dostawcy powinno być jednym z najważniejszych kryteriów podczas oceny oprogramowania. Właściwa bieżąca pomoc jest niezbędna, w przeciwnym razie użytkowanie i adaptacja rozwiązania mogą pogorszyć się po wdrożeniu. Firmy powinny przeanalizować takie czynniki, jak: doświadczenie dostawcy, kultura korporacyjna i zaangażowanie w obsługę klientów. Podstawowymi wartościami na tym etapie są przejrzystość, wiarygodność i zrozumienie specyfiki danej branży (patrz rys. 2). Dzięki nim będzie wiadomo, czy partner technologiczny dysponuje specjalistyczną wiedzą i zapewni pomoc niezbędną do rozwiązywania problemów, jak najlepszej adaptacji, ciągłej poprawy wykorzystania i ostatecznie do uzyskania największego zwrotu z inwestycji w oprogramowanie (ROI). Dzięki partnerskiemu wsparciu rozwiązanie będzie rozwijać się wraz z potrzebami biznesowymi.Rysunek 2. 9 najwyżej ocenianych przez firmy cech ich partnerów technologicznych według badania Deloitte z 2022 roku

5. Całkowity koszt posiadania (TCO)

Oceniając całkowity koszt posiadania, organizacje biorą pod uwagę nie tylko koszty licencyjne, ale także koszty wdrożenia, adaptacji, szkoleń, aktualizacji, utrzymania, wsparcia i późniejszego wycofania. Przy pomocy tego kryterium analizuje się, w jaki sposób skalowalność może wpływać na wydatki w miarę wzrostu ilości danych i liczby użytkowników. Ponadto ocenia się, w jakim stopniu integracje, zarządzanie zmianą i proces uczenia wpłyną na produktywność i wydatki. Poważne potraktowanie szczegółowej analizy TCO zamieni się w wiedzę o kosztach bezpośrednich i pośrednich, dopasowaniu do budżetu i wartości dodanej, którą powinna wykreować inwestycja. Ten kompleksowy obraz finansowy pomaga w pełni świadomie wybrać i zakupić oprogramowanie, które zapewni maksymalną poprawę sprawności operacyjnej za optymalną cenę.

6. Bezpieczeństwo i zgodność z prawem

Jak podkreślono w badaniu Deloitte z 2022 roku, 48% kadry kierowniczej przyznaje, że ich firmy są źle przygotowane do stawienia czoła wieloaspektowym wyzwaniom związanym z cyberbezpieczeństwem. Właśnie dlatego bezpieczeństwo i zgodność z przepisami są niepodlegającymi dyskusji wymaganiami na tej checkliście. Na tym etapie oceny oprogramowania firmy sprawdzają, w jaki sposób partner technologiczny zabezpiecza dane, uwierzytelnia użytkowników i zapobiega naruszeniom. Powinny również przeanalizować swoje wewnętrzne zasady bezpieczeństwa i mechanizmy kontroli. Jeśli chodzi o zgodność z przepisami, zespoły ekspertów muszą potwierdzić, że oprogramowanie jest zgodne z przepisami branżowymi (np. HIPAA czy PCI DSS) lub krajowymi (np. RODO albo PIPEDA). Weryfikacja bezpieczeństwa i zgodności z przepisami będzie wpływać na zwiększenie zaufania pracowników, klientów i interesariuszy. Realizacja tego punktu z checklisty daje gwarancję, że zarządzanie danymi, dostęp do systemu, zapobieganie lukom w zabezpieczeniach i obowiązki regulacyjne będą w pełni uwzględnione.

7. Skalowalność

Wybrane rozwiązanie musi podtrzymywać i optymalizować wydajność w miarę rozwoju firmy. Skuteczna ocena skalowalności uwzględnia takie czynniki, jak: zdolność architektury do efektywnego wykorzystania dostępnych zasobów, reakcja systemu na różne poziomy jednoczesnego obciążenia użytkownikami oraz możliwości adaptacji do wahań ilości danych. W ramach analizy należy sprawdzić, w jakim stopniu oprogramowanie radzi sobie ze skokami popytu i czy może być skalowane pionowo i poziomo w odpowiedzi na nowe wymagania biznesowe. Oprogramowanie powinno umożliwiać osiągnięcie zakładanego wzrostu od razu po instalacji lub poprzez proste zmiany w konfiguracji. Podsumowując, badanie skalowalności na wczesnych etapach oceny chroni inwestycję w dłuższej perspektywie.

8. Użyteczność

Oprogramowanie, które zda test wysokiej użyteczności, jest niezbędne użytkownikom do wydajnego i skutecznego wykonywania zadań. Do kluczowych aspektów użyteczności należą: intuicyjny i spójny interfejs, przejrzysta dokumentacja i środki pomocy, a także uwzględnianie opinii użytkowników na etapie projektowania i testowania. Dobrze zaprojektowane oprogramowanie sprawia, że skomplikowane rzeczy wydają się proste, a użytkownicy stają się bardziej kompetentni w wypełnianiu swoich obowiązków. Mówiąc wprost użyteczność jest wyznacznikiem jakości. Warto podkreślić, że regularne testy użyteczności identyfikują problemy użytkowników i miejsca do udoskonalenia. Oznacza to ciągłe zaangażowanie w rozwój oprogramowania również w przyszłości.

9. Wydajność

Wydajność i niezawodność decydują o jakości oprogramowania i zadowoleniu użytkowników. Szybkie i responsywne oprogramowanie ze sprawną obsługą błędów jest kluczem do pozytywnego doświadczenia użytkownika. Wyzwaniem jest dokładne przewidzenie, jak oprogramowanie będzie działać w realnych sytuacjach i na dużą skalę. Na tym etapie solidne testy obciążenia, monitoring infrastruktury i procesy kontroli jakości są konieczne do proaktywnego wychwytywania problemów z wydajnością. Chociaż wszechstronne testowanie oprogramowania przed wdrożeniem ma swoje własne wyzwania, to jest ono proaktywnym środkiem zaradczym, pozwalającym z wyprzedzeniem zidentyfikować i naprawić wszelkie potencjalne problemy. W końcu zrozumienie, że jakość oprogramowania nie jest jednorazowym osiągnięciem, ale ciągłym wysiłkiem, pomaga firmom w adaptacji i doskonaleniu swoich koncepcji.

10. Czas wdrożenia

Czas wdrożenia jest wartościowym kryterium oceny oprogramowania. Aby mądrze zarządzać czasem, firmy analizują plany wykonawcze dostawców i usługi, które mogą usprawnić wdrożenie. Poza tym oceniają wewnętrzne zadania, potrzebne do integracji, migracji danych, adaptacji, testowania i zarządzania zmianą. Nie ma na to uniwersalnego sposobu, ponieważ każda firma bierze pod uwagę swoje własne potrzeby biznesowe, złożoność wdrożenia, dostępność zasobów i tolerancję na ryzyko. Jednak świadome podejście oparte na danych, które uwzględnia zarówno szybkie wygrane, jak i cele długoterminowe, pomoże w wypracowaniu najlepszego kompromisu między szybkością a jakością. Ocena czasu wdrożenia oprogramowania pomaga ustalić realistyczne oczekiwania wobec tego, kiedy użytkownicy nabiorą biegłości w jego obsłudze i kiedy zacznie to wpływać na cele biznesowe. Ma to kluczowe znaczenie w uniknięciu przedłużających się wdrożeń, które wyczerpują zasoby.

11. Adaptacja oprogramowania

Analiza adaptacji oprogramowania uświadomi koszty dostosowania i skalę koniecznych działań. Ostatecznie rozstrzygnie kwestie związane z dopasowaniem oprogramowania, jego elastycznością i całkowitym kosztem posiadania (TCO). Dokonując tej oceny, eksperci sprawdzają dostępne opcje konfiguracji, możliwości skryptów i modułowe dodatki w celu adaptacji rozwiązania do potrzeb danej organizacji. W ten sposób szacują wysiłek wymagany do wprowadzenia modyfikacji w porównaniu z rozwiązaniami dostępnymi “z półki”. Oczywiście produkty, które wymagają adaptacji, mogą negatywnie wpływać na koszty i terminy. Z drugiej strony wysoce spersonalizowany system może zapewnić lepsze dostosowanie do specyficznych potrzeb, ale będzie wymagać więcej zasobów związanych z jego wdrożeniem i utrzymaniem.

12. Informacje zwrotne

Efektywne kanały do zbierania informacji zwrotnych pomagają w ciągłym doskonaleniu oprogramowania w oparciu o rzeczywiste doświadczenia użytkowników. Z kolei analiza dostępu do informacji zwrotnych pomaga we wprowadzaniu poprawek opartych na danych i podnosi poziom zaangażowania użytkowników, co służy maksymalizacji użyteczności. Aby na późniejszym etapie osiągnąć najwyższą wydajność, specjaliści sprawdzają: wbudowane funkcje śledzenia, analizy użytkowania, ankiety, recenzje, fora dyskusyjne i możliwości wymiany pomysłów o danym oprogramowaniu. Oceniają również, w jaki sposób dostawca analizuje, priorytetyzuje i wykorzystuje informacje zwrotne w częstych aktualizacjach oprogramowania. Takie podejście sprawia, że zespoły mogą rozwijać rozwiązanie w oparciu o rzeczywiste doświadczenia użytkowników, a nie tylko o przyjęte przez firmę założenia.

Jak wygląda formularz do oceny oprogramowania?

Niuanse i wyzwania związane z oceną oprogramowania

Ocena oprogramowania wykracza daleko poza sprawdzenie właściwości i checklisty. Prawdziwa ocena wymaga analizy niuansów i zależności z perspektywy wielu interesariuszy. Wiąże się to z koniecznością dokonania syntezy celów biznesowych, organizacji pracy użytkowników, infrastruktury, potrzeb szkoleniowych i procesu zarządzania zmianą. Idealne rozwiązanie równoważy możliwości we wszystkich obszarach, zwłaszcza gdy mocne strony w jednym wymiarze oznaczają wyzwania w innym. Poruszanie się po tych wzajemnie powiązanych zawiłościach wymaga włączenia osób reprezentujących różne funkcje, otwartych i szczerych informacji zwrotnych oraz spojrzenia na działalność biznesową z lotu ptaka.

Znalezienie elastycznego rozwiązania jest również iście żonglerskim wyczynem. Zbyt sztywne kryteria mogą ograniczać poznanie, blokując zespoły przed innowacyjnymi rozwiązaniami, które nie mieszczą się w przyjętych ramach. Jednak nieustrukturyzowane oceny wprowadzają ryzyko. Najlepsze podejście łączy ustalone wcześniej parametry z otwartością na kreatywne możliwości. Wyznaczanie jasnych celów i pozostawanie otwartym na spostrzeżenia użytkowników pomaga w poszukiwaniu optymalnych rozwiązań.

Kolejny niuans pojawia się, gdy istnieje potrzeba określenia względnej ważności kryteriów zależnie od celów biznesowych, zasobów i ram czasowych. Na przykład, szybko rozwijający się startup będzie musiał przedkładać szybkie wdrożenie nad rozbudowaną personalizację. Jeśli głównym celem jest poprawa cyberbezpieczeństwa, to droższe rozwiązania z zaawansowanym szyfrowaniem mogą być bardziej opłacalne niż tańsze opcje z ograniczoną kontrolą. Z kolei, gdy najważniejszym celem jest przyspieszenie przepływu pracy, to prosta integracja z istniejącymi systemami jest ważniejsza niż rozwiązania wymagające rozbudowanych procesów uczenia. W rezultacie nie ma jednej uniwersalnej formuły, a różne organizacje będą ustalać priorytety dla różnych możliwości w oparciu o ich strategiczne uwarunkowania.

Ocena oprogramowania: równoważenie zmian i stabilności

Wdrażanie nowego oprogramowania jest jak balansowanie między zmianą a stabilnością. Uzyskanie tego co najlepsze z jednego i drugiego oczekiwania wymaga połączenia starannej oceny oprogramowania z otwartością na wyjście poza schemat. Dzięki temu nowe rozwiązania zwiększają możliwości biznesowe i sprawnie dostosowują się do działań na dużą skalę. Poprzez połączenie precyzji i zwinności wybrane oprogramowanie może mieć pozytywny wpływ na organizację i wytworzyć wartość dodaną.

Stabilność dzięki zmianom i postęp dzięki rozwadze. Osiągnij to poprzez zrównoważoną ocenę oprogramowania z Avenga: skontaktuj się z nami.