Właściwe podejście jest ważniejsze niż jakiekolwiek narzędzie

W celu wdrożenia myślenia jakościowego w przedsiębiorstwie pracownicy muszą być angażowani w rozwój środków i dobór narzędzi testowych.

W „erze klienta” jakość jest najważniejszym kryterium sukcesu usługi cyfrowej. Obecnie każdy konsument może łatwo porównać ceny, informacje o produktach i usługach wszystkich konkurentów w bardzo krótkim czasie. Jeśli klienci nie znajdą dokładnie tego, czego szukają, na przykład dlatego, że strona internetowa, sklep internetowy lub platforma jest nieprzejrzysta lub wolno reaguje, wystarczy kilka kliknięć, by przełączyli się na ofertę konkurencji. Starając się sprostać stale rosnącym wymaganiom użytkowników, firmy muszą nieustannie aktualizować swoją ofertę cyfrową, która powinna być dostępna na różnych urządzeniach i przeglądarkach.

W praktyce wyzwanie to często oznacza, że cykl rozwojowy poprawek i korygowania błędów nie jest strategicznie zaplanowany. Zamiast tego, w swoich codziennych działaniach pracownicy skupiają się na kwestiach taktycznych, ponieważ terminy muszą być dotrzymane, a klienci oczekują dostępności połączenia na żywo.

W rezultacie, przykładowo wcześniej zdefiniowane procesy i standardy programowania nie są przestrzegane, lub poprawki błędów są częściowo wprowadzane podczas pracy, bez prowadzenia odpowiednniej dokumentacji. Komplikuje to późniejszą integrację nowych cech i funkcji w istniejącym systemie, co z kolei skutkuje nowymi błędami i niekompatybilnością. Taki sposób działania prawie nieuchronnie prowadzi do powstania błędnego koła.

Niezbędne zapewnienie jakości i testowanie

Zapewnienie jakości i związane z tym testowanie są niezbędne, aby zająć się podstawowymi przyczynami powodującymi powstanie błędnego koła, jak również, aby zapewnić niezawodne i wysokiej jakości usługi cyfrowe bazujące na trwałych podstawach.

Liczne, przeprowadzone osobiście rozmowy osobiste pozwoliły nam wyciągnąć wniosek, że wszyscy mają świadomość, jak istotne jest zapewnienie wysokiej jakości, zwłaszcza w dużych firmach, i że zazwyczaj istnieje wystarczający budżet na zakup narzędzi, które wspierają ten proces. Dlatego odpowiedzialni decydenci muszą jedynie dowiedzieć się, które rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebom ich firmy lub działu – przynajmniej w teorii.

W praktyce okazuje się jednak, że wybrane narzędzia zbyt rzadko przynoszą pożądane rezultaty. Często wynika to w mniejszym stopniu z nieodłącznych słabości niż z faktu, że nie wspierają one optymalnie sposobu pracy pracowników. Szczególnie w dziedzinie kontroli jakości i rozwoju istnieje wiele monolitów w obszarze oprogramowania, które są zaprojektowane do obsługi szerokiego zakresu zadań, ale nie stanowią optymalnego rozwiązania w kontekście specjalnych wymagań.

Zaangażowanie pracowników w procesy decyzyjne

Angażowanie pracowników jest utrudnione przez fakt, że niektóre instrumenty często wymagają niezmiennego podejścia lub przestrzegania określonych procedur oraz, w przeciwieństwie do prostego oprogramowania, takiego jak Word lub Excel, nie pozwalają pracownikom korzystać tylko z tych funkcji, których rzeczywiście potrzebują. Jednak doświadczenie pokazało, że pracownicy znajdują niesamowicie kreatywne sposoby pracy z narzędziami, które zakłócają ich przepływ pracy. Ale jak decydenci mają rozpoznać właściwe narzędzie dla swoich potrzeb?

Skuteczne zapewnianie jakości zawsze zaczyna się od pracowników. Są ekspertami w swojej dziedzinie i zazwyczaj wiedzą, czego potrzebują. Wiedzą, jak działają w swojej codziennej pracy i dlatego często mogą dostarczyć cennych informacji na temat zalet i wad konkretnego rozwiązania, z którego korzystają.

Wskazówki, jak motywować współpracowników

• Zerowa motywacja

Szczególnie, gdy na zewnątrz robi się cieplej, motywacja personelu często spada, ponieważ w swoich marzeniach właśnie wypoczywają nad jeziorem.

• Spotkania wieczorne

Każdy, kto przez cały dzień w pracy marzy o odwiedzeniu ogródka piwnego, powinien zaplanować taki wypad na wieczór i umówić się na spotkanie z kolegami lub przyjaciółmi. Perspektywa fajnego wieczoru motywuje do intensywnego działania w ciągu dnia.

• Odetchnij świeżym powietrzem

Krótki spacer na świeżym powietrzu może dostarczyć niezbędnego zastrzyku energii. Być może dobrym pomysłem okazałoby się przeniesienia spotkania na zewnątrz.

• Oderwanie się od pracy dzięki interakcjom z kolegami

Krótkie oderwanie się od pracy i interakcje z kolegami – na przykład przy stole do piłkarzyków – sprawiają, że pracownicy często czują się bardziej zmotywowani do dalszej pracy.

• Z dala od biurka

Szczególnie w przypadku większych pracodawców, oferty sportowe i relaksacyjne dla pracowników są tak samo ważne jak zaoferowanie im bufetu/stołówki, ponieważ pomagają pracownikom odprężyć się i wrócić do pracy z większą motywacją.

• Odpoczynek przy biurku

Czasami nawet nie musisz odchodzić od biurka, aby się zrelaksować: wypróbuj na przykład krótką medytację lub, jeśli pracodawca oferuje takie opcje, skorzystaj z masażu.

• Przerwa na kawę

Jeśli w biurze nie znajdziesz piłkarzyków lub zajęć sportowych, krótka przerwa na kawę z kolegami może pomóc Ci zmotywować się do pracy i wpaść na nowe pomysły.

• Komfortowe odprężenie

Niektórzy ludzie wolą samotny relaks przez kilka minut. W ich przypadku krótki odpoczynek na specjalnym worku do siedzenia lub na sofie pozwala im znaleźć nową motywację do pracy.

• Motywujący wypad na lody

Perspektywa wypadku na lody w przerwie na lunch lub po pracy może również zwiększyć motywację pracowników.

Aby uniknąć kosztownych szkoleń, firmy powinny zwracać uwagę nie tylko na cel, jakiemu ma służyć dane oprogramowanie. Równie ważnymi kryteriami wyboru są na przykład struktura pracownicza, wcześniejsza wspólna forma współpracy oraz istniejąca wiedza fachowa w zespole. Nawet jeśli dokładnie te same cele mają być osiągnięte w dwóch różnych firmach lub działach, najlepsze możliwe środki i preferowane narzędzia wcale nie muszą być identyczne.

Przykład z praktyki: zdobycie wsparcia pracowników

Przykład z praktyki pokazuje, jak ważne jest zdobycie wsparcia pracowników nawet w przypadku marginalnych – na pierwszy rzut oka – zmian i do jakich pozytywnych rezultatów prowadzi to podejście. Dział rozwoju klienta pracuje w cyklach tygodniowych, z inwentaryzacją wykonywaną w każdy poniedziałek i dystrybucją nowych zadań.

Aby zagwarantować jakość wykonywanej pracy, zespół korzysta z zasady czterech oczu. Standardowa lista kontrolna służy do określenia, czy wszystkie przydzielone zadania zostały wykonane prawidłowo. W celu zapewnienia najwyższego możliwego poziomu przejrzystości, lista jest dostępna zarówno dla kontrolera, jak i dewelopera w trakcie pracy. Zazwyczaj w trakcie procesu przeglądu tworzony jest protokół akceptacji, z czego jednak osoby odpowiedzialne w tej firmie postanowiły zrezygnować.

Aby nie wprowadzać takiego dokumentu bez zgody pracowników, kierownictwo odpowiedzialne za obszar jakości postanowiło systematycznie rejestrować zadania do wykonania oraz sprawdzać wyniki pod kątem wydajności i jakości.

Szybko okazało się, że poziom błędu znacznie przekracza dopuszczalne granice pomimo przeglądu listy kontrolnej. Ponieważ wiele etapów prac było powiązanych ze sobą, a rozwój nie mógł być kontynuowany do czasu usunięcia usterek, występowały powtarzające się opóźnienia.

Możliwe przyczyny takiego stanu rzeczy:

• lista kontrolna nie była konsekwentnie wykorzystywana.
• lista kontrolna nie była w ogóle wykorzystywana.
• na liście brakowało ważnych elementów i nie można było ich zakwestionować.

Jednak bez protokołu prawie niemożliwe było odkrycie związku przyczynowo-skutkowego między powtarzającymi się rozbieżnościami. Po tym, jak problem ten został zademonstrowany na różnych przykładach, konieczność uzyskania pisemnej, udokumentowanej akceptacji spotkała się nie tylko z uznaniem deweloperów, ale zaczęła być przez nich samych wymagana. W kolejnych tygodniach prowadzenie protokołu pozwoliło na identyfikację i eliminację różnych źródeł błędów, co przełożyło się na znacznie większą wydajność zespołu, jak i lepszą jakość wykonywanej pracy.

Zaangażowanie w konkretne procesy promuje myślenie jakościowe

Ten przykład pokazuje, że znacznie bardziej obiecujące jest zdefiniowanie celów jakości jako takich, a następnie naleganie na podjęcie działań w celu ich realizacji, jeśli pracownicy są zaangażowani w poszukiwanie rozwiązań na maksymalnie wczesnym etapie. Dzieje się tak dlatego, że przy wyborze środków i narzędzi decydujący jest nie tylko cel, ale także indywidualna kultura korporacyjna, struktura zespołu, istniejące kanały komunikacji i oczekiwania członków zespołu. W celu wypracowania postawy jakościowej należy wziąć pod uwagę te czynniki.

Dlatego też ważne jest opracowanie rozwiązań, które są rzeczywiście wspierane przez pracowników w przedsiębiorstwie. Dopiero wtedy powinniśmy wspólnie poszukiwać narzędzi, za pomocą których można je wdrożyć. Ponadto uczestnictwo w procesie selekcji i podejmowania decyzji znacząco zwiększa motywację pracowników do korzystania z danego narzędzia. Dotyczy to oczywiście również sytuacji, w której cele w obszarze jakości zmieniają się w czasie, a rozwiązania i środki zaradcze muszą być na bieżąco dostosowywane.

Artykuł opublikowany oryginalnie w  computerwoche.de.